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Politique de gestion des données personnelles

Dernière mise à jour : 11 octobre 2023

La Politique a pour objectif de préciser les principes qui guident Mélanie Coach Familial dans sa gestion des renseignements personnels. La présente politique s’applique aux femmes et aux hommes, le masculin étant utilisé dans le but d’alléger le texte.
Elle vise à responsabiliser toutes les personnes ayant un accès à des renseignements personnels au sein de l’entreprise qui pourraient permettre d’identifier directement ou indirectement l’un de ses membres, ses employés, ses administrateurs ainsi que les tiers impliqués dans les affaires de l’entreprise.
La présente permet de faire connaître et de faire comprendre le respect de Mélanie Coach Familial quant à ses obligations légales en matière de protection des renseignements personnels qu’elle détient.
Elle vise à uniformiser aux moyens de procédures rigoureuses la collecte, le traitement, la transmission, la conservation et l’élimination des données personnelles qui seront recueillies ou qui sont détenus par Mélanie Coach Familial pour en atténuer leur risque de fuite.
Cette politique ne vise pas à réexaminer les questions qui ont déjà été traitées dans le cadre d’autres procédures, politiques ou documents constitutifs.

Tous les membres du personnel de l’entreprise, ses administrateurs et sa direction générale.
Toute personne physique ou morale à qui Mélanie Coach Familial confie des renseignements personnels dans le cadre de l’exécution d’un mandat ou d’un contrat de service en son nom.
Toute personne lorsqu’elle recueille, utilise, communique, conserve ou détruit des renseignements personnels au nom de Mélanie Coach Familial dans le cadre de ses fonctions, ainsi que la personne ayant autrement accès à des renseignements personnels détenus par l’entreprise, incluant ceux dont la conservation est assurée par un tiers.
Elle s’applique à tous les renseignements personnels, quel que soit leur support, de leur collecte à leur destruction.

La présente politique constitue le cadre normatif général encadrant la gouvernance des renseignements personnels de Mélanie Coach Familial en conformité avec ses obligations légales, notamment celles découlant de la Loi 25 et de la Loi sur l’accès à l’information.

Aucun service n’est possible sans consentement.

Mélanie Coach Familial obtient le consentement implicite à l’utilisation et à la transmission des renseignements personnels aux fins légitimes pour lesquels ils sont collectés.
Pour contribuer à sa mission et à l’avancement des divers services qu’elle représente, Mélanie Coach Familial conserve diverses données à des fins de statistiques. Le consentement est requis pour l’utilisation des données à des fins secondaires.

Mélanie Coach Familial ne recueille auprès des clients que les renseignements personnels nécessaires aux fins poursuivies par l’entreprise et aux fins d’en assurer sa mission.
Mélanie Coach Familial recueille les renseignements du client directement auprès de celui-ci. Elle peut également recueillir certains renseignements auprès de tiers, lorsqu’elle en a l’autorisation du client par le biais du Formulaire de demande de renseignement.

Mélanie Coach Familial utilise uniquement les renseignements personnels aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et qui ont fait l’objet d’un consentement. Elle demande un consentement pour toute autre utilisation qui n’aurait pas été prévue, sauf dans des situations où la loi l’exige.
Mélanie Coach Familial a mis en place des mécanismes internes afin d’assurer que chaque personne impliquée dans les affaires de l'entreprise n’ait accès qu’aux renseignements nécessaires à la réalisation de ses fonctions.

Mélanie Coach Familial prend les mesures de sécurité qui sont raisonnables afin d’assurer la protection des renseignements personnels compte tenu de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.
Tout document ainsi que les données personnelles recueillies par Mélanie Coach Familial sont détruits de façon sécuritaire et définitive dans les 5 (cinq) années suivant la cessation de services du client.
La personne, dont Mélanie Coach Familial détient des informations personnelles, a le droit de réclamer l’effacement des données la concernant et de retirer son consentement à tout moment. Cette demande peut être faite en tout temps par le biais d’une demande à l’entreprise, ce droit exclut toutes les dispositions déjà soumises aux lois, règlements, normes, et pratiques en matière de fiscalité ;
Mélanie Coach Familial conserve uniquement les données pertinentes à des fins de statistiques. Elle procède à l’anonymisation de ses données rendant ainsi impossible l’identification d’une personne à partir d’un jeu de données.

Mélanie Coach Familial est responsable des renseignements personnels qu’elle détient, incluant ceux dont la collecte, l’utilisation, la conservation ou la destruction est assurée par un tiers. Elle s’appuie sur la législation, la présente, ainsi que sur sa Politique de confidentialité pour démontrer cette responsabilité et s’assurer de sa conformité.
En tant qu’employeur, la direction générale s’assure de la sensibilisation, de la formation et de la supervision de son personnel en matière de protection des renseignements personnels.
En cas de fuite ou de soupçon de fraude ou de violation de la Loi, toute situation doit être rapidement signalée à Mélanie Coach Familial. La personne responsable en informera les personnes concernées et les autorités compétentes telles que la Commission d’accès à l’information.

Le conseil d’administration et ses comités, la direction générale et son personnel sont responsables de l’application de cette politique.
Tout comportement dérogatoire à la présente politique sera passible de sanctions.
En cas de divergence entre les règles d’éthiques et de déontologies prévues par la Loi, les règles les plus exigeantes s’appliquent.